Ascolto attivo: ecco API, il metodo per accordi di successo con i fornitori
Ascoltare non è solo sentire: nella negoziazione, l’ascolto attivo è cruciale per comprendere bisogni, emozioni e trovare soluzioni condivise. Le tecniche API (Acknowledge, Paraphrase, Inquiry) migliorano il dialogo e portano a risultati efficaci. Evitare eccessi è fondamentale per mantenere autorevolezza e chiarezza
Spesso si pensa che sentire e ascoltare siano la stessa cosa, ma in realtà esiste una differenza sostanziale. Sentire è un processo passivo: percepiamo i suoni intorno a noi senza necessariamente elaborarli. Ascoltare, invece, è un’azione consapevole che richiede attenzione, interpretazione e risposta. Un esempio pratico? Sentire è come vedere un cartello stradale mentre guidi senza davvero pensarci; ascoltare è come seguire le indicazioni di un navigatore per raggiungere la destinazione. Nella negoziazione, questa differenza è fondamentale: chi ascolta davvero capisce non solo le parole dell’interlocutore, ma anche le sue esigenze nascoste, le emozioni e gli obiettivi strategici.
Applicare tecniche di ascolto attivo come Acknowledge, Paraphrase e Inquiry (API) può fare la differenza tra una trattativa fallita e un accordo di successo.
Acknowledge: riconoscere le emozioni e creare connessione
L’acknowledgment è la capacità di leggere il “non detto”, di riconoscere le emozioni sottostanti a ciò che viene proferito. Nella negoziazione, non si tratta solo di numeri e condizioni, ma anche di stati d’animo, frustrazioni e aspettative. Riflettere queste emozioni all’interlocutore aiuta a ridurre tensioni e a creare empatia.
Esempio:
- Fornitore: "Non posso permettermi di abbassare i prezzi perché già sto lavorando con margini molto ridotti."
- Ristoratore: "Capisco che ti trovi sotto pressione per mantenere i tuoi margini e che un’ulteriore riduzione potrebbe creare difficoltà alla tua azienda."
Perché funziona?
- Il fornitore sente che il ristoratore non sta solo cercando di ottenere uno sconto, ma comprende la sua posizione.
- Si disinnescano potenziali conflitti, aprendo la strada a una soluzione creativa.
- Si crea una relazione più solida che va oltre la singola transazione.
Una volta riconosciute le emozioni dell’interlocutore, il passo successivo è dimostrare di aver compreso il suo punto di vista attraverso la parafrasi.
Paraphrase: ripetere per capire e dimostrare comprensione
Il paraphrasing consiste nel riformulare ciò che l’altra parte ha detto per confermare di aver compreso il messaggio. Questo aiuta a ridurre incomprensioni e dimostra attenzione, spingendo il fornitore o il ristoratore a essere più collaborativo.
Esempio:
- Fornitore: "I costi delle materie prime sono aumentati e devo alzare i prezzi dei prodotti."
- Ristoratore: "Quindi, se ho capito bene, l’aumento dei costi delle materie prime ti mette nella condizione di dover rivedere i prezzi?"
Perché funziona?
- Il fornitore percepisce che la sua preoccupazione è stata realmente compresa.
- Si crea un clima di fiducia che facilita una negoziazione più trasparente.
- Se c’è un fraintendimento, si ha l’opportunità di correggerlo subito.
Dopo aver dimostrato comprensione, è il momento di passare all’inquiry, ovvero porre domande aperte per esplorare soluzioni alternative.
Inquiry: fare domande aperte per scoprire nuove soluzioni
L’inquiry è l’arte di porre domande aperte che spingano l’interlocutore a rivelare più informazioni, alternative o esigenze nascoste. Più domande si pongono, più possibilità si hanno di trovare una soluzione che vada bene per entrambe le parti.
Esempio:
- Ristoratore: "Capisco che abbassare i prezzi sia difficile. Ci sono altre aree su cui potremmo trovare un compromesso? Potremmo lavorare su volumi maggiori o su pagamenti più rapidi in cambio di condizioni migliori?"
Perché funziona?
- Permette di sbloccare nuove possibilità che altrimenti non sarebbero emerse.
- Mostra interesse nel trovare una soluzione vantaggiosa per entrambi.
- Sposta il focus dalla semplice contrattazione del prezzo alla costruzione di un accordo strategico.
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Le trappole dell’ascolto attivo: quando diventa controproducente
L’ascolto attivo è uno strumento potente, ma può trasformarsi in un’arma a doppio taglio se usato in modo eccessivo o mal calibrato. Bisogna sempre adattarsi all’interlocutore e al contesto.
Errori comuni da evitare:
- Troppa parafrasi: ripetere costantemente ciò che dice l’altro può sembrare artificiale o persino fastidioso.
- Eccessiva empatia: dimostrare troppa comprensione può far perdere autorevolezza nella negoziazione, facendo apparire il negoziatore come troppo accondiscendente.
- Domande ridondanti: porre troppe domande aperte senza avanzare proposte può far sembrare il negoziatore insicuro o indeciso.
Conclusione: ascoltare attivamente per ottenere risultati
Un bravo negoziatore non è colui che parla di più, ma colui che ascolta meglio. Applicare le tecniche di acknowledge, paraphrase e inquiry (API) trasforma una trattativa in un dialogo costruttivo, aumentando le possibilità di chiudere un accordo solido e duraturo.
L’ascolto attivo è una competenza che si può allenare, e la buona notizia è che non costa nulla! Ecco tre esercizi facili da provare:
- Acknowledge
- Durante una conversazione, prova a identificare le emozioni dell’interlocutore senza interromperlo.
- Riflettile verbalmente dicendo frasi come: "Capisco che questa situazione ti stia mettendo sotto pressione."
- Osserva la reazione dell’altra persona e verifica se si apre di più nel dialogo.
- Paraphrase
- Dopo ogni conversazione lavorativa o personale, riformula ciò che hai sentito e chiedi conferma.
- Ad esempio: "Quindi, se ho capito bene, stai dicendo che…"
- Prova a farlo almeno 5 volte al giorno e annota le differenze nella reazione degli interlocutori.
- Inquiry
- In qualsiasi discussione, allenati a fare solo domande aperte.
- Evita domande chiuse (sì/no) e usa domande come: "Come pensi che potremmo risolvere questa situazione insieme?"
- Dopo una settimana, analizza se le risposte ricevute sono più dettagliate e utili.
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